使用六个优秀实践保持文件存储井然有序

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以下六种文件存储最佳实践可以确保文件位于需要的位置并易于查找。这将有助于防止数据丢失,便于为业务或法律定位文件,并促进更好地使用文件存储和用户之间的一致性。

许多企业使用文件存储来共享和管理非结构化数据。对于经常使用文本文档、PDF和电子表格等文件进行协作的用户来说,这是一个很好的选择。它也是使用最广泛的存储类型之一,因为它对用户友好。

然而,没有组织或分类文件的用户可能会浪费时间寻找某些项目,占用不必要的文件存储资源,并可能丢失文件数据。如果没有用户可以遵循的计划,管理员也很难管理文件存储,这可能会导致在运行路由作业时出现问题,例如为文件系统安排备份。

以下六种文件存储最佳实践可以确保文件位于需要的位置并易于查找。这将有助于防止数据丢失,便于为业务或法律定位文件,并促进更好地使用文件存储和用户之间的一致性。

1.实现一致的命名约定

具有定义的组织范围文件存储命名约定的企业可以比没有系统的企业更快地定位数据。应该鼓励命名约定,并建议团队成员遵守这些约定,以便多个用户可以通过搜索找到和访问文件。

命名约定还可以鼓励用户包含其他信息,以提高文件搜索的可见性。例如,一些企业可能会选择“01_01_2022_ProjectName”这样的结构,在一个标签中表示月、日、年和项目或文件名。

通过一致的命名结构,使用共享文件系统进行文件协作的企业可以在需要时轻松地找到文件。在自己的设备或本地存储设备上存储文件的用户也可以从一致的命名结构中受益。

2.使用保留策略

保留策略会在某个日期之后自动删除数据或删除在指定的时间内没有人访问过的数据。如果由于HIPAA和GDPR等监管、隐私和安全要求,企业需要定期删除数据,并使用保留策略。

保留策略对于规范的文件删除和保留策略非常有用,但是企业也可以使用保留策略来防止浪费存储空间。管理员可以建议用户创建具有保留策略的文件夹,这样他们就可以在其中存储某些文件。在以这种方式使用保留策略之前,只需确保不再需要这些文件。

例如,如果团队不确定是否很快需要一个文件或一组文件,并且在删除或保留数据方面没有任何的合规性、业务或法律限制,那么他们应该为文件指定一个文件夹并设置保留策略。如果定期删除文件,这应该可以防止存储空间变得过于拥挤。

3.避免保存不必要的文件

企业和用户需要保存大量数据,包括税务文件或客户数据等文件,但他们不必保存诸如原有项目文件和不包括备份版本的重复文件等文件。

试图“以防万一”地保存所有内容可能会浪费存储资源并增加存储成本。管理员还应该建议用户只保留他们的团队需要或可能需要的数据,用于当前的、过去的或未来的项目。

4.为文件分组和文件夹结构建立策略

许多文件夹的结构都是基于用户可以根据日常任务轻松导航的内容。根据企业或团队的典型工作流程选择文件夹结构,以鼓励用户以相同的方式存储文件和组织文件夹层次结构。

管理员应该记录共享文件夹结构,并与员工和利益相关者共享,以便使用文件系统的每个人都按照相同的规则存储文件。例如,主要与客户打交道的企业可能会按客户名称组织文件夹,如果他们的工作流程与时间框架相关联,则可以按日期组织文件夹。

如果有必要,为不同的团队开发单独的文件层次结构。例如,财务部门可能根据日期构建文件夹层次结构,销售团队可能根据客户名称构建文件夹层次结构。

无论选择什么样的策略,都要记录要遵循的结构。

5.元数据易于搜索

许多基于文件的存储系统都具有元数据功能。搜索包含文本的文件很简单,但是不包含文本的数据可能很难找到。

为了解决这个问题,用户可以在png、jpeg和mp4等文件中添加元数据,以便于搜索。元数据允许用户添加关键字或描述,并在文件创建时通知用户。鼓励用户在非文本文件的元数据中添加标记或关键字,以使它们更容易找到。

6.了解版本历史

与文件协作通常意味着覆盖或编辑文档,但一定要了解版本历史。

将文件的错误版本发送给同事以供内部使用可能不会有问题,但是如果文档的最终交付版本是最终客户端交付的,或者由于法律原因需要文档,则无法存储或保留文档的最终版本可能会成为大问题。

责任编辑:姜华 来源: 企业网D1Net
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