CIO 对冗长、复杂的审批程序并不陌生。每次他们想引进一个新的IT供应商时，都必须经过多级审批：采购、法务、合规等等。引进一个新的IT供应商可能需要 3 到 6 个月的时间，这段日子其实需要按分秒来讲算。无论该供应商被邀请来是解决什么问题的，那些问题都会变得越来越糟糕。
与同时，这种冗长的趋势似乎是朝着更加复杂和繁琐的审批流程发展。这在一定程度上是由于风险的增加、隐私与合规性法规增多，但同时需要的检查和签字的数量也在不断增加。
Vince Kellen 是加州大学圣地亚哥分校的 CIO。他表示，合同中与网络安全相关的赔偿条款也往往是一个症结所在。他说，对网络安全的要求可能因供应商而异，但对于驻扎在数据中心的服务来说，则更受关注。
最后，由于法律团队要修改适合双方的语言和条款，合同的谈判和修订可能需要几个月的时间。
有时，当 CIO 克服这些障碍时，让新的供应商投入工作可能实际上已经太晚了。专家表示，CIO 们可以采取以下步骤来简化IT供应商的入库手续。
1.利用自动化
德勤咨询公司首席云战略官 David Linthicum 说："自动化是IT部门能够为新的IT技术供应商提供支持的最有效的武器。它可以用来自动化通常是人工操作的核心流程，如确保协议的签署或对任何需要到现场的工程师进行审核。自动化还能确保解决合规流程，完成账单和税表，IT 供应商进入应付流程，包括可接受的电子发票格式和付款选项。
2.引入一个工作流程系统
入库过程中的一个常见瓶颈是工作流程本身。许多公司仍然依赖电子邮件、 Teams 或 Slack 发送消息或其他手动提醒来发送文件、验证信息或完成其他入库任务。
利盟首席技术和信息官高级副总裁 Vishal Gupta 表示，利盟使用 ServiceNow 来管理其工作流程，从而简化了入库流程。这就消除了被手动来回所吞噬掉的宝贵入库时间。
3.设定技术集成标准
如果供应商的技术不能集成，入库也会花费一些时间。UCSD 的 Kellen 说，“教育界对某些形式的集成有标准，比如数据集成，这可以简化流程。如果有事实上的行业标准，就就采用这这些标准。”
Kellen 说：“只要有可能，就推动供应商采用较新的集成技术而不是较旧的技术。”例如，这可以包括允许流数据的现代集成方法，如 Kafka 。这些技术通常比传统 ERP 供应商流行的 RESTful APIs 成本低。
Kellen 补充说：“让供应商采用最现代的技术和（使用）标准，可以简化入库过程。这通常适用于软件供应商，但即使是今天的硬件供应商也有需要与现有技术集成的服务”。
4.对供应商进行分类
另一个加快IT供应商入库的方法是对供应商进行分级，然后对其应用适当的审批行为。Info-Tech Research Group 和 Software Reviews 的首席研究主任 Steven Jeffery 说：“企业和 IT 部门不应该对供应商入库采用'一刀切'的做法。作为尽职调查过程的一部分，对你的供应商进行分类或分层，将有助于确定你真正的战略、运营、战术、商品或一级、二级、三级供应商。”
5.预测未来的需求
虽然没有人能够完全预测未来，但提前预测公司的需求并尽快开始采购过程，可以意味着大大缩短入库时间。例如，一个组织可能会与一个首选供应商联系，并让他们知道两年后会有一个征求建议书。
UCSD 的 Kellen 说：“如果他们提前得到通知，他们可以做好准备，这样就会减少延误。这只需要公司方面做好规划，让供应商为你的工作做好准备。”
来源：www.cio.com
微信编译：Jaro
