组织选择正确的数据存档策略可以通过多种方式获益，以下是如何做到这一点的提示。
存储厂商StorageSwiss公司前任首席分析师、StorONE公司现任首席营销官George Crump表示，尽管数据归档对于大多数组织非常重要，但并非所有组织都拥有数据档案。其原因有很多：决策者可能不了解归档的价值，也不了解备份与归档之间的区别，归档可能过于复杂，也可能被认为成本过高。
他指出，任何一家拥有超过25TB数据的企业都需要制定数据归档策略。
Crump说，“这并不是组织为了在主存储方面节省成本，而是因为必须能够证明其数据保留，而且随着通用数据保护条例(GDPR)和加州消费者隐私法(CCPA)等法规的生效，这一点将变得越来越重要。”
数据归档还有其他好处，其中包括归档数据通常存储在成本较低的存储层上。另外，数据归档有助于防止数据丢失。
另一个原因是免受勒索软件的侵害。通常来说，这是因为归档数据更难访问。例如，一家组织将其500TB数据中的300TB存档之后却遭到了勒索软件攻击，而其存档的300TB数据没有受到损害。
数据归档还可以使实时数据集规模更小，从而使其更容易、更快捷地进行处理。例如，如果组织通常只搜索前一年执行的交易，那么在实时存储系统中保留10年的交易价值将使其速度变慢并且花费更多成本。
以下是创建适合组织业务的数据存档策略的一些技巧：
(1)组织知道自己拥有的数据。组织在归档任何内容之前，必须知道拥有哪些数据。有很多工具可以帮助完成此任务，但是许多工具都依赖于平台。例如，如果组织运营Windows文件服务器，则它可能需要采用与NetApp设备不同的工具。但是也有一些不可知的工具，其中包括SolarWinds和Clear Technologies的工具。
(2)在做事之前仔细考虑。在购买任何东西之前，需要了解谁将使用它，将要归档哪些数据、数据访问频率以及如何更新、访问和控制归档。
技术研究和咨询机构ISG公司首席顾问Cindy LaChapelle说，确定数据的访问频率至关重要，因为这可能决定组织选择的平台类型和所需的响应时间。
她解释说：“如果存档在云平台中运行，但是所有数据的原始副本都存储在数据中心中，然后再调用这个基于云计算的数据归档，则可能需要担心延迟问题。因此，有很多技术参数需要根据谁将访问数据、恢复数据的频率和要求来测试。”
(3)根据所有增长中的数据必须保留在实时系统中的时间，为其分配保留时间表。澳大利亚Rapidap公司技术服务总监Gi Singh解释说，“例如，如果使用信用卡为交易支付费用，则应根据客户可以在多长时间之后对费用提出异议，并增加一些应急措施。”
他补充说，在确定保留时间表时不要进行假设。取而代之的是，与组织各个领域的数据用户沟通，以制定保留时间表，并在实施之前获得他们的批准。
例如，营销团队可能有图像、视频和音频要存档，但是只有营销团队才能知道它需要多长时间才能恢复这个存储媒介，以及该媒介在存档之前应可供其部门使用多长时间。因此，IT团队必须与市场团队一起创建技术解决方案。组织的其他团队也是如此，例如法务和财务等部门。
(4)选择适合的软件。涉及数据归档时有三个基本选项：组织可以自己完成开发，使用可以为其标识和移动数据的软件，或者使用可以标识和移动数据并建立指向其数据链接的软件。
- 自己开发：使用这种方法，组织的IT员工可以使用PowerShell或Python脚本开发数据库。然后只需确定数据并发出移动命令，当然要确保首先备份数据。
- 中间路线：使用软件解决方案来分析整个环境中的数据，并根据组织的策略和要求为其自动识别和移动数据。
- 完整方案：这些解决方案可以完成所有工作，自动识别和移动数据，并在需要时包括自动召回。这意味着可以将文件或云平台中的文件或对象重新访问存档的数据。这使恢复非常简单。
组织选择的选项取决于许多因素，其中包括IT专业人员的技能、花费的费用以及所需的功能。
Crump说：“随着这些类别的增加，其成本变得越来越昂贵，并且从设计的角度来看变得越来越复杂。因此，如果企业具备编写脚本的技能，那么人工方法就很有吸引力。否则，他们必须在第二种方法和第三种方法之间做出选择。”
在这两种自动方法之间选择取决于组织真正希望多久调用一次数据，这很难弄清楚。Crump说，他建议组织每隔一个月将其数据快照进行比较。
组织需要确定其人工操作的费用。一般来说，人工操作环节越多，费用就越多。
Crump说，“我已经看到很多组织决定从人工操作方法开始，如果需要完成更多工作，他们将转向采用自动化的解决方案。这是一个很好的策略。”
组织对购买的存储容量需要具有策略性的考虑，因为不需要采购过多的存储容量。例如，如果组织中有500TB的数据，则分析可能会表明，其中300TB的数据已超过一年未被访问。当一个需要50TB存储空间的项目启动时，只需将存储时间最久的50TB数据移动到存档中，即可释放所需的容量，而无需花费更多的费用。
组织需要经常重新审视归档策略。保留策略、业务优先级、安全问题、政府法规和技术经常发生变化，而且组织的数据归档策略应该与时俱进。
LaChapelle说：“如果一个组织在多年前创建了数据档案，它甚至可能没有关于数据的保留策略。但是如今，有关于在特定时间范围内删除个人数据的法规。这可能会影响存档中的许多数据集，如果从一开始就没有对它进行分类，则可能必须对存档数据进行一些重新分类。”
Singh表示，组织在评估当前的数据归档策略时，一定要问自己这些问题：
- 数据安全吗?
- 存档数据是否持久?
- 如果业务需要，是否可以访问或恢复?
- 系统或用例是否已更改?
- 合规要求是否已更改?
- 成本是否发生变化?例如，现在在云平台中归档的成本是否比在内部归档的成本更低?成本在未来几年将会发生什么变化?
- 文档是否是最新的?
创建数据归档策略不必过于昂贵或复杂，而数据归档在合规性和安全性的回报是值得的。
