文印安全需求的满足

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我们在这个专题里谈论文印安全已经有一段时间了,但是还是有很多读者发来邮件,和我们探讨文印安全需求方面的一些具体细节问题。在这些问题中,很多读者朋友针对HP Flow MFP的一些具体细节进行了询问。为了满足这些朋友的内容需求,我们特别邀请到来自用户层面的专家——古城教育集团CTO张琦老师,携手HP市场开发经理杨子江老师录制了一期视频访谈节目,一起探讨了文印安全的需求细节,访谈结束后,笔者有一些感悟,现在拿出来和大家分享。

文印安全需求:不仅仅在于信息安全

我们在之前谈到文印安全工作的时候,曾经和李洋老师做过一期视频采访,其中谈到了打印文件的安全问题。当时我们强调的内容在于,文印工作中可能出现信息泄露的隐患。但是张琦老师提出的问题告诉我们,文印安全实际上还有很多的衍生问题。

访谈中,张琦老师谈到了文印方面的一个细节问题:“我们集团下的六所学校,打印环境是一个比较开放的环境,同样的打印机,老师可以用,学生也可以用。我们进行过统计,每个月,在打印耗材方面的支出不低于五万。之后我们建立了打印登记等管理制度,但是统计的时候发现,记录的打印事件与实际的打印耗材并不一致,耗材的数量远远高于打印记录。由于这些文印设备所接触的内容并不是一些需要保密的资料,所以我们也没必要采用一些非常的手段来控制,但是这些耗材支出的确是一个很大的成本。”

可能很多用户在文印工作中所遇到的问题和张琦老师所提到的有所类似,因此,很多文印工作和信息安全加密并不相关,但是出现的衍生问题却往往令人头疼。

实际上,这些衍生问题看似和文印安全无关,但是真正的解决办法还是要还原到文印安全的工作上去。

如果仔细分析一下张琦老师提出的需求场景,我们就会发现问题产生的根源所在。在之前和李洋老师的视频采访中,李洋老师提到了文印安全的准入控制和事后审计这两个关键环节。而张琦老师所提到的需求根源也恰恰是出自这两个环节。相对开放的文印环境,使得文印工作的准入控制工作难免出现混乱,以致造成了准入控制和事后审计之间的不对等。

针对这样的需求,HP市场开发经理杨子江老师提出了HP的解决办法。杨老师首先表示:“文印安全工作的先决条件是在不影响用户对于文印服务的满意度基础上,进行的管理工作,如果为了强调文印安全而降低了用户对于文印工作的体验度,那么这样的解决方案显然是不合适的”。相信很多朋友对于杨老师的这个观点持百分之百的支持态度,毕竟,像张琦老师所提出的那种文印环境,在多数企业中都会存在。杨老师针对这样的需求谈到了HP 的解决办法。“很多企业在文印工作的准入控制工作方面做得相对宽松,因为过于严谨的准入控制工作会影响用户的文印体验。而HP对于文印准入控制的解决办法非常灵活,通过HP Flow MFP自带的相关接口,用户可以把HP Flow MFP解决方案有效地通过自身原有的一些系统进行结合。比如张琦老师所在的学校,HP Flow MFP完全可以和学校本身所提供的‘校园一卡通系统’进行结合,当学生用户出现了打印需求时,先发送打印指令,接着在HP Flow MFP上刷一下自己的学生卡,根据打印的纸张数量,完成一个计费的动作。这就好像很多学校的学生在洗澡、借书的时候需要刷卡一样,非常便利,更重要的是完善了文印工作的准入控制,同时做到了自动化的事后审计。”

文印安全 问题并不只是在终端

在访谈过程中,张琦老师也提到了另一个需求问题。由于他们单位的性质比较特殊,经常可以接触到教育有关部门的红头文件。对于这类文件的安全防范,他们在文印终端设备本身有着严格的保护措施,但是出现的隐患也不少,比如打印服务器的安全防范措施等等。如何有效地应对这样的安全隐患,是一个需要思考的问题。

的确,很多对于文印安全有需求的单位,虽然对文印终端有严格的准入控制、周密的审计措施,但是实际上,很多文印安全问题的出现,不在于文印终端本身。打印服务器的防攻击以及物理安全都是需要注意的问题。即便是这样,安全隐患还是有很多。举个简单的例子,如果不法分子通过在网络中截取文印数据,同样可以实现其窃取机密文件的效果。针对这样的问题,HP Flow MFP解决方案提供了数据传输的加密功能,即便黑客截取了相关数据,由于数据处于加密状态,不法分子也无法直接获取相关文件。虽然加密数据有可能被破解,但是相关数据破解的概率是非常低的,可能加密破解完成后,原本的机密文件已经不再是机密文件了。此外,HP Flow MFP的加密硬盘也是应对目前文印工作安全隐患的有效措施。

HP Flow MFP不只是一个一体机设备

很多读者在关注了我们的文印专题的时候都提出了一个疑问:“HP Flow MFP不就是一个集合了打印、扫描、复印等工作的一体机设备么?为什么要管HP Flow MFP 叫文印解决方案?”

这个问题我们还是要从产品与方案之间的区别谈起。很多人认为文印终端是一个产品,而且通常来讲,市面上所能看见的文印终端的确就是一个产品。但是HP Flow MFP不同,传统的多功能一体机产品中,您一定不会考虑其数据定向传输的智能工作流问题,一定不会考虑文印安全保障的问题,而且很少考虑一体机如何同单位原有相关系统有效结合的问题。而HP Flow MFP则是一个在传统的文印工作中集合了智能工作流、文印安全保障、有效结合企业固有系统等多方面工作的解决方案。在HP Flow MFP之前,文印终端的作用就是文印工作,而对于数据定向传输、文印安全等工作,通常还是采用原有的邮件数据传输、加密文印室等传统的解决办法。这样的解决办法实际上造成了大量的显性成本以及隐性成本的浪费。而HP Flow MFP文印解决方案,则有效地控制并且大幅度降低了这些成本。所以说,HP Flow MFP是一套先进的文印工作解决方案。

当然,关于文印工作,笔者通过一篇文章是无法完全阐述出来的,具体相关的知识和方法,还请您关注我们的视频节目,如果您还有问题和疑虑,欢迎给我们发送相关邮件,我们期待着您的参与。

 

 

责任编辑:彭凡 来源: 51CTO
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