【51CTO独家特稿】在智能手机出现之前，大家普遍认为手机仅仅是打电话或者发消息的工具而已。但移动互联网出现之后，大家才意识到原来手机也是一种智慧型设备。它可以透过应用，实现很多以前无法想象的功能。传统文印设备也与非智能手机一样，在很长一段时间里只具备简单的复印、扫描等功能。大家也并不把传统文印设备当作一台能够实现智能办公的设备，现在情况已经大有不同。
Flow MFP与文档管理周期
王先生所在的南京弓箭玻璃，是一家典型的传统制造企业。各个业务部门透过Windows AD来进行管理。在以往，各个部门出于设备局限性和安全性的考虑，会在每个办公室配备一台打印机、一台传真机和一台复印机。这些设备都只具备单一的功能，并不能实现智慧型办公。比如财务室的职员就需要先把一份法律文件通过扫描仪传送到个人电脑，再通过个人电脑进行编辑，***发送到公司的文件服务器上。这样的过程中，所有智能化的工作都体现在PC端。职员们需要在多种不同设备上来回操作，工作效率必然大打折扣。
当引入惠普Flow MFP之后，工作流程较以往有了相当大的改变。首先，财务室的职员还是跟以往一样将法律文件通过惠普Flow MFP进行扫描。但经由Flow MFP自带的8英寸彩色触摸屏和实用的推拉式键盘，工作人员就可以在扫描完成后立即对数据进行编辑，并发送到专门的文件服务器或者通过邮件发送给上级领导审批。这些过程并不需要PC机的参与，不同级别的工作人员可以根据自己的Windows AD权限上传资料。
上面的流程，就是中国惠普有限公司打印及信息产品集团市场开发经理杨子江先生在接受51CTO记者专访时提到的“文档生命周期管理”的概念。在企业用户进行文档管理过程中，会经过“文档生成”——“文档流转”——“文档检索”以及 “文档存储”这样的一个过程。在这个过程中，传统的文印工作仅在“文档生成”这一环节中体现了自身力量，而对于文档的流转、文档的索引建立以及文档的最终存储等工作，往往难以达到应有的效果。而惠普Flow MFP在南京弓箭玻璃的应用，正是体现了较以往传统文印设备在这方面的优势。
Flow MFP保护敏感生产数据
在谈到企业文档隐秘性的问题时，王先生给我们分析了两种不同类型文档的处理方式。***种是密级较低的文档，比如公司的考勤文档。这类文件在部门经理级别就可以处理，平时也无需做过多的保密处理。但第二类文档，就是涉及到公司机密，需要特别重视的文档，传统文印设备的缺陷就出来了。
比如一些法律文档，分为两个方面。一方面是纸质的需要存档，另一方面一定要扫描出来，然后放到一个设置权限的文件夹里面。如果用传统文印设备，就需要给相关科室配备单独的设备，做到专人专用。但这个多出来的结点又给技术部门的设备维护带来了极大的困难。
在引入惠普Flow MFP之后，王先生表示工作的难度就降低了。放置一台惠普Flow MFP在办公区域内，不同级别的工作人员根据打印过程中自己设定的打印密码，在Flow MFP上直接操作打印过程，并且经过用户身份的验证与识别过程，在自己方便时取到输出文件。不用担心涉密文件被扫描打印后，弃之不顾的情况发生。而且工作人员可即时将扫描所获得的文件传送到专门的文件服务器，保证文件的完整性。
惠普Flow MFP的安全硬盘，可以保证某台Flow MFP中的硬盘，即使被放置在另外一台相同型号的Flow MFP中也不会被窥探、盗取或解密。谈到内置的扩展平台，王先生表示他们已经开始跟相关企业洽谈。考虑之后引入员工卡安全校验机制。只要买一个软件或者买一个外设，就可以对弓箭玻璃的员工卡进行校验，就能因此实现更加安全的打印了。
设备维护更加智能
弓箭玻璃在信息化方案之初，曾配备过六十多台打印设备，供给多个部门使用。王先生形容当时每天都需要派人来回巡视，一个结点出现问题，整个系统都要出现问题。在最初的一年半还好，毕竟设备较新，不会出现过多的问题。随着时间的延长，以前所购打印机的墨盒不再生产，等于企业的投资打了水漂。这类卡纸和硒鼓等耗材的维护问题让维护团队开始头疼不已。
在引入传统文印设备之后，设备的数量锐减到十多台，设备的寿命也延长到五年以上，问题似乎得到了解决。但集中在一起，安全性问题又浮出水面。某些保密文件就不能让权限过低的员工看到，为此多配置一台传统文印设备，投入产出效率必然不高。
惠普Flow MFP的安全打印功能，让这十多台设备更加精简。维护人员只需要负责这几台Flow MFP就可以保证大部分办公室的打印需求。当出现打印机故障时，Flow MFP还会发送报警邮件给监控人员，做到及时解决问题。这比传统文印设备需要定时查看的维护模式，更加有效率。
智慧文印创造更有效率的工作流
在***，王先生谈到类似弓箭玻璃这样的制造业企业，需要的主要是方便。比如扫描的邮件，我在Flow MFP上就可以把文件发送给对方，这对他们来讲是最需要的。还有就是直接放到服务器和APP集成当中，也是他们最关心的功能。惠普Flow MFP可以提供这些智慧的功能，能帮助他们节约很多时间，大幅提升工作效率。
