【51CTO独家特稿】在很多人眼中，文印工作就是简单的扫描、打印等多项工作的集合。所以，当我们谈到企业内部关于文印IT解决方案的时候，很多报道都偏重于某某品牌的价格，某某品牌的功能，但是对于企业用户在文印方面的真正需求却很少有人来探究。
对于文印工作而言，真的只是简单的扫描、打印等工作这么简单么？实际上，当企业的信息化建设已经成为了企业业务的基础载体的时候，文印工作已经不再是简单的功能堆叠，我们更应该探究和关注的是文印工作的根本内容和需求。
中国惠普有限公司打印及信息产品集团市场开发经理杨子江先生（左一）接受51CTO专访
文档管理周期对于文印工作的诉求
在采访过程中，杨子江先生提出了文档管理周期的概念。这个概念可能对于很多企业IT人来说，恐怕是不常提及的一个词语，但是如果把文档管理周期和企业的数据生命周期联系在一起，那么这个概念就很容易被人理解了。
在一个企业用户进行文档管理的过程中，一定会经过“文档生成”——“文档流转”——“文档索引”以及最后的“文档存储”这样的一个过程。而在这个过程中，传统的文印工作仅仅在“文档生成”这一环节中体现了自身的力量，而对于文档的流转、文档的索引建立以及文档的最终存储等工作往往难以获得应有的效果。
可是对于文档本身而言，用户需要的不仅仅是文档能够生成，而且需要将文档及时准确地送交到与之对应的人、需要将处理过的文档进行有效的检索并且最终进行留存。这才是整体的文档管理周期。所以，企业用户对于文印工作产生了进一步的需求，他们需要文印工作可以有效支撑整体的文档管理周期，使之更好的为企业主体业务服务。
企业信息化对于智能工作流的诉求
对于企业而言，信息化工作的核心是围绕着企业用户的关键业务而建设的。无论是ERP、ＯＡ还是CRM或者SCM，这些信息化系统都离不开文印工作的支持。而传统的文印工作对于这些信息化系统的支持实际上是非常不够的。通常在企业的文印工作中，既不能看到文印工作对于这些系统中文档流转的支撑，也看不到文印工作对于系统中文档索引以及存储的支持。所以，很多企业的文印工作实际上是与自己的核心信息化建设有所脱节的，这就形成了企业信息化内部两个环节相互独立的尴尬局面。
面对这样的情况，杨子江先生提到了惠普的智能工作流概念：“惠普对于文印工作提出的最新解决方案名字叫做HP Flow MFP，译成中文应该是‘工作流’或者‘流程化’的概念。所以，Flow MFP的中文名字应该是‘流程化的信息文档管理系统’。”这样的一个概念实际上是把文档管理周期与企业的信息化系统紧密结合的一个过程。通过在HP Flow MFP中内置的接口，用户可以很方便地将HP Flow MFP与自身的各个应用系统进行结合，从而实现文印系统与业务系统的有效联动。HP Flow MFP甚至可以做到无需增加软件的情况下，将文件直接扫描到SharePoint®、电子邮件、传真或网络文件夹。这样做极大提升了企业的工作效率。
举例而言，当用户将HP Flow MFP与自身的ERP系统接口打通后，用户可以通过HP Flow MFP进行订单等相关文件的扫描，然后将扫描后的文件直接从HP Flow MFP进入到ERP系统相关流程，一方面实现了自动化的文件流转，另一方面，ERP环节上相关部门的人员也可以获得更为及时的相关订单信息，进行下一步的工作。如此一来，一方面提高了企业信息化的工作效率，更重要的是，这样的打通省却了很多传统的人工文档流转环节，加强了文档的安全性。
企业用户对于文档索引和留存的需求
对于政府、物流、金融等很多行业而言，有效的文档检索以及存储工作是必不可少的，这一点对于上市企业而言更为重要。文档留存并不是简单的数据存储，这个过程需要缜密的分类和索引功能。这就好像在信息化并未出现之前，很多大学内部开设了“图书馆系”一样，其目的就是对于文档进行有效地索引分类，最后形成最为合理的留存模式。当企业在进行年终盘点的时候，财务部门面对着大量不同的财务报表，销售部门面对着大量不同的销售合同，生产部门面对着大量不同的生产订单，这个时候，有效的文档索引能够为企业节约多少工作成本？能为企业的员工节省多大的人员精力？
在此之前，企业用户对于这类文档的管理通常是通过日常工作中的人工分类，或者相关业务系统的数据库分类来完成。但是，文档的索引和留存实际上应该属于文档管理周期中的“文档索引”和“文档存储”两个环节。换句话说，实际上这部分工作原本就应该是文印管理系统的工作。
而在文档索引和文档存储方面，HP Flow MFP本身就已经提供了很好的支持，结合之前提到的文印系统与应用系统的结合，HP Flow MFP可以帮助企业用户非常轻松地建立各个部门自己的文档数据库。
企业用户在文印管理安全性方面的需求
企业用户对于文档的安全性要求从未放松过。最早的纸质文件分成了“秘密”、“机密”、“绝密”等等的不同等级，而信息化时代，如何确保企业内部数据的安全又被看成了一个新的课题。
很多企业用户认为，文档加密应该属于企业内部数据安全的范畴，这部分工作与文印工作关系不大。实际上，这样的观点是错误的。企业所有的文档类数据源自文印工作，文印工作是文档类数据的起点和终点。在文印工作中，安全性应该贯穿全部文档管理周期。
在这方面，杨子江先生向我们介绍了HP Flow MFP在安全性方面的独特优势。首先，在HP Flow MFP的主体设备上，集成了非常有效的身份认证系统，通过身份认证系统，HP Flow MFP的主体设备可以保证只有具备权限的用户才能进行相关文档的打印以及扫描、复印等工作。其次，每台HP Flow MFP主体设备都标配一块惟一性的安全硬盘，当这块硬盘从原来与之匹配的HP Flow MFP设备上拆下，再安装到其他的HP Flow MFP设备上时，哪怕两台设备的型号相同，但因为HP Flow MFP设备与安全硬盘上的密钥不能匹配，硬盘依然无法识别访问，更无法复制、截取、恢复或读写。再通过HP Flow MFP所提供的相关辅助运维系统，使得文档在整体文档管理周期的各个环节，都可以处于一个非常安全的环境内，大大加强了企业内部数据的安全性。
HP Flow MFP的超强功能和性能
在了解了HP Flow MFP在智能工作流、文档管理周期以及安全性等方面的特性后，我们再把目光放到HP Flow MFP的传统功能方面。
HP Flow MFP在扫描功能上，有两大亮点特别值得关注。首先是它的双头扫描技术。当企业用户在进行传统扫描工作时，遇到双面文件通常采用的做法是，先扫描文章的正面，然后再把文章翻面（或由机器自动翻转），进行文章反面的扫描作业。所以实际上，一张文件要进行两次的文件扫描工作。而HP Flow MFP的双头扫描技术则可以实现双面文件的一次性扫描工作。而且扫描之后的文件不仅可以生成图像文件，Flow MFP还可通过内置的OCR将扫描文件转为可编辑的文本，并保存为多个文件类型。其次，很多企业在进行自动化批量扫描的时候，都会遇到多张进纸出现的错漏扫描问题，对于这类问题，HP Flow MFP利用HP EveryPage超声波纸张检测技术可以时刻监测扫描过程中的进纸情况，帮助用户避免遗漏要扫描的文件内容。
HP Flow MFP不仅在功能和性能方面具备强劲的竞争力，同时在可管理性方面也具有很强的优势。在HP Flow MFP解决方案的主体设备上，配备了一个非常人性化的彩色触摸屏，非常像一个PAD。这个触控屏幕不但可以操作HP Flow MFP全部的扫描、打印、复印、发送等功能，而且用户可以很轻松地通过这个触控屏幕预览和编辑扫描文件，对图像进行调整，并启动标准工作流程。如果用户遇到类似同一公文多邮件发送等需要输入字符量比较大的工作时，HP Flow MFP 自带的推拉式键盘也可以帮助用户输入数据，在8英寸彩色触摸屏上直接管理作业。
创启智慧文印 创造智能办公
HP Flow MFP为用户提供了一整套流程化文档管理的解决方案，这样的解决方案不仅帮助用户解决了众多的需求难题，而且帮助用户梳理了文档管理周期的解决思路和高效多能的方法。这样一套独具智慧的文印解决方案，必然可以帮助用户创造更加智能的办公流程，打造更为卓越的办公环境。
