从提供折扣***的供应商购买新型IP电话系统似乎很诱人，但是Aberdeen Group的一项统一通信新研究则呼吁IT经理采用另一种方法。这项研究建议，企业用户应该使用一些统一通信（UC）TCO指标分析自身IP电话部署的总拥有成本，以便做出更有依据的采购决策。
Aberdeen研究表明，IP电话系统的购买者通常非常关注初始资金投入。但是，在将IP电话系统与现有企业基础架构、技术和业务过程进行整合时，他们却很少关注所产生的长期运营和维护成本。一些专家指出，在决策过程中，虽然TCO指标很重要，但是各个业务需求也一样重要。
ShoreTel、Hyoun Park和Aberdeen的协同与整合通信分析师共同完成了2011年整年的基准研究。他们对Avaya、思科、微软和ShoreTel的 6个IP电话系统，以及其他供应商的分时多种转换(TDM)传统系统应用了TCO指标。在2011年1月的“统一通信总拥有成本基准研究”中，有世界各地236个企业的数据。
根据Park的介绍，这份研究的主要价值在于分析支持和维护的成本结构。现在IT电话系统产品周期是6年，而不是之前的3或5年。但是他说：“企业通常会忽略IT电话服务的支持和维护成本。”
理解IP电话系统的不同TCO指标
Aberdeen分析了13个IP电话系统成本的TCO指标，将它们分成四类：先期成本、先期运营成本、每年的UC系统运营成本和每年的持续网络成本。
根据Aberdeen的观点，计算IP电话系统的真实成本，一定要分析先期设备、安装和培训成本。统一通信TCO分析还必须考虑各种每年及持续的UC系统运营成本，如电费和最终用户培训费用。
Aberdeen将TCO指标分成四大类：
1. 先期资金开销：IP电话和相关设备，包括局域网（LAN）和广域网（WAN）设备升级费用；
2. 先期运营成本：实施与管理员培训费用；
3. 每年的UC系统运营成本：系统维护和管理；软件质量保证；移动、增加、改动和断开（MAC-D）；管理员培训和系统故障停机；
4.每年的持续网络费用：长期投入。
案例：匹兹堡法律事务所优先分析IP电话TCO
根据Park的观点，许多企业的TCO分析并不完整。但匹兹堡法律事务所Cohen & Grigsby, P.C.却能够清晰理解一个新电话系统的整个运营周期成本。这家公司决定在搬到新办公室时更换它原来的北电系统。
公司的技术主管Kevin Sullivan指出：“我们的研究与谈判做得很好，所以我们很自然能够运用自身对真实成本的理解能力得到更大收益。在评估了北电、Avaya、思科、Mitel和ShoreTel的系统之后，这家公司决定选择ShoreTel，同时还购买了一个托管的IP电话系统，它分别支持400和30台电话。”
虽然他并没有透露ShoreTel系统的最终成本，包括升级、设备和先期支付的五年维护与扩容计划，但是Sullivan指出，新IP电话系统的成本比思科（这家公司考虑的另一个供应商）大约低11%。
Sullivan说：“ShoreTel系统的添加、移动和修改等基础培训只需要10分钟。思科在演示过程中却没有做到这一点，他们的人员也不知道如何做到。”
在选择IP电话供应商时要考虑整合的因素
虽然Aberdeen的研究中有主流的供应商：思科、Avaya、微软和ShoreTel，它们的业务都很相似，但是各自都有其不同的关注点。显然，客户的现有基础架构与技术会影响到供应商的选择，TCO指标也反映了这一点。
ShoreTel的商业开发副总裁Mark Arman指出，他认为，除了TCO指标，客户规模与现有技术都会影响解决方案的选择。混合系统由于采用更为廉价的数字电话，因此先期成本更低，但是它给支持统一通信解决方案带来了一些限制。此外，部署两种不同的技术（TDM和IP），会大大增加复杂性和提高TCO，因为它的系统管理或管理成本都会增加。
在Aberdeen研究所有TCO中，思科和Avaya的IP电话系统的成本都高于其他供应商，但是ShoreTel的独立系统并不支持数据中心业务。Irwin Lazar是Nemertes研究公司的通信与协同研究副总裁，他说：“在数据中心方面，ShoreTel仍未进入这个市场。它无法与提供整个企业环境的其他公司相比。”
IP电话系统TCO应该针对具体的客户
IntelliCom Analytics是一家跟踪IT市场份额和评估价格走向的研究公司，它的分析师Frank Stinson指出，在比较产品与供应商以确定购买产品时，计算TCO计算只是一个考虑方面。在比较产品与提供商的TCO时，您必须非常注重需求及具体的客户。公司必须首先考虑他们的业务需求。例如，客户的团队是否为分散的？服务器环境是否很复杂？如果您有数据中心，准备升级到IP电话，那么硬件需求肯定会很少，这会影响TCO。
Stinson认为，需要从两个方面看待IP电话TCO。如果一个公司只需要经济而独立的基本IP电话，并且不需要整合到数据中心，那么可以缩小IP电话系统的选择范围。但是，如果一家公司希望将业务应用与现有基础架构、智能手机和平板电脑整合，那么TCO就不一样了。如果一个企业在一栋楼上部署了Microsoft Exchange服务器，而在另一栋楼上部署了Avaya设备，由于多个站点在地理上是分散的，所以选择IP电话就取决于网络基础架构。
企业必须考虑供应商是否能够整合所有的技术、提供新的功能及保证IP能够监控所部署的IP电话系统。分析过程必须考虑到业务受到的影响，和所有凑在一起的效果。对于这种情况，Stinson指出：“如果IP电话系统的分析不全面，那么最直接的选择可能并不最适合现有的业务过程和基础架构。”
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