满足整体需求 数码复合机解决方案解析

商务办公
对于中大型企业办公用户来说,文印输出是日常办公中非常重要的一部分,而这类企业的文印输出类型多,而且输出量非常大,因此在选购办公设备时,整体文印解决方案显得非常重要,那么整体文印解决方案包括哪些内容呢?解决方案能否满足企业的整体需求呢?这是笔者今天要和大家一起分享的。

对于中大型企业办公用户来说,文印输出是日常办公中非常重要的一部分,而这类企业的文印输出类型多,而且输出量非常大,因此在选购办公设备时,整体文印解决方案显得非常重要,那么整体文印解决方案包括哪些内容呢?解决方案能否满足企业的整体需求呢?这是笔者今天要和大家一起分享的。

中大型企业办公文印需求分析

对于中大型企业来说,人员规模可想而知,中型企业一般在100人左右,而对于大型企业来说,几百号人是非常正常的。面对上100人,甚至几百人的办公环境,选择合适的办公非常重要,一般中大型企业主要的需求是打印,其次就是复印和传真,扫描需求量相对较小,但是需求肯定也是有的,主要是看企业性质。

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企业办公

因此在选购办公设备时,首选需要考虑的是打印和复印需求,其次就是传真需求,最后是扫描需求,企业部门多,人员多,在需求上存在一定的差异,因此企业首先需要在内部做一个需求调查了解,比如说,A部门经常有彩色文件输出,B部门只有黑白文件输出,C部门只有复印和传真需求,那么我们需要根据各部门的需求,寻找一个解决方案,这个解决方案里面可以是多款产品共同组成,也可以是一款产品来满足多部门的需求。解决方案不能单纯是满足用户需求,而且还需要对各部门的需求进行管理,来控制浪费,为企业节约成本。

从上面的分析可以看出,中大型企业对于办公文印主要有2个需求,第一个就是满足公司整体文印需求,第二个就是控制浪费,为企业节约办公成本。因此如果企业单纯通过分散式形式购买多台各种输出设备,那么在管理上就会存在困难,很容易造成成本浪费,如果一台办公设备能够解决公司大部分文印输出,那么在管理上就相对容易一些。

目前大部分中高端数码复合机都能够为用户提供一个综合性的解决方案,既能够满足企业文印输出,而且还能够通过各种软件的权限设置来管理、控制各部门的文印输出。下面笔者来为大家分享几个厂商的数码复合机解决方案。

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京瓷更加注重行业用户应用解决方案

表单解决方案

打印资源的合理利用是任何企业在提高生产力和效率、降低成本方面的关键因素。京瓷提供了一个强大、灵活和低成本的方法来取代传统表单打印,那就是将整个表单打印过程流水线化。

 

京瓷复合机解决方案

在线表单打印模式 更加省时省成本

将表单存储于CompactFlash存储卡或打印机的硬盘上,可以获得下面优势:

1、节省有关预打印表单的开支。

2、根据需要,随时修改表单,比如:地址、标志、地区码等数据发生变化。

3、减少网络负担。

4、将表单打印移至工作组上,从而缩减工作周转时间,同时给用户提供了便利。

5、将一个打印分成多个简单的子任务(subset finishing),输出至不同的彩色媒介上。

通过京瓷页面描述语言PRESCRIBE,能够节约大量成本并提高效率。即便是大量的复杂的表单,都提供了一个方便且经济的管理途径。

这一解决方案适合医疗、学校、金融、仓库以及企业工作组等,比如可以为企业的发票、提货单、订购单和其他表单的打印,还可以为仓库的装箱单的电子表单或标签打印,并且通过无线技术和表单解决方案相结合实现网络连接,解决仓库中布线难的问题。对于金融行业来说,可以通过可以在普通纸张上实现低成本打印,免除了购买昂贵的专用纸张的费用,并将表单打印在指定位置以便于发行。

更多京瓷解决方案:http://www.kyocera.com.cn/prdct/printer/solution/docprint.html

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理光彩色复合机智能化管理与低成本并进

安全认证增强保护力度

理光的中高端彩色复合机MP C2800/C3300/C4000/C5000更多的应用了智能化管理解决方案能过很好的为用户控制成本,减少浪费。其中安全认证提高了BASIC认证、windows认证、LDAP认证、用户代码认证、综合服务器认证等多种认证方式。通过不同认证设置设置不同身份用户的权限。并且可以按照用户需求设置使用权限,按照地址设置访问权限,此外还可以获取各个用户的工作日志和访问日志,这样大大的增强了企业办公的安全性。

IC卡认证及增强锁定型打印

本次发布的这四款中高端彩色复合机都支持IC卡认证功能,通过IC卡可以限制未授权的客户使用该复合机,可以通过刷卡来控制彩色的使用权限,减少输出浪费,降低总体办公成本。通过增强型锁定打印模块,打印的文档将会保存在机器的硬盘中,通过刷卡认证后,选择打印或者删除,这样可以有效的避免误打或者打错的情况,减少不必要的浪费。

理光智能化管理与低成本并进
打印解决方案

非授权复印控制

这次发布的理光彩色复合机在高端产品上采用了RPCS打印程序支持一种独有的功能,就是控制非法复印功能,通过该功能可以将图形或者文字加入打印文字中,如果在未授权状态下对文档进行复印,复合机会将加入的文字或者图形采用全灰色覆盖复印稿件来提醒用户,从而降低了敏感文件被非法复印的风险。

优化的文档管理

为了优化文档管理流程,所有打印件、复印件、传真和扫描数据均可通过Wed lmage Monitor 检索、存储、浏览,甚至可以监控和检查联网的外围设备的状态。IT经理和网络管理员还可以设置用户权限,获取完整的作业统计数据和使用权限。

通过智能化管理,对于大型企业用户如何来控制部门的办公成本,以后员工的办公成本的需求,这都是一个非常方便的办法,通过管理不但提高企业的效率、安全性,而还能很好的节约办公成本。

东芝智桥用户、设备管理解决方案

东芝复合机在产品上也是相当注重解决方案的一个厂商,特别是在高端复合机上,智能管理化的应用,使得大型企业或者集团公司有一个很好的办公流程,能更好的为用户控制办公成本。

设备管理解决方案

智桥Fleet Management System(简称EFMS)是一款网络化的数码复合机(MFP)设备管理软件。对于用户现场众多联网的MFP,实施统一的管理,有效提高设备管理的工作效率。EMFS可以提供MFP的复印、打印等文档输出量的统计与管理,而通过设定不同的费率,可以实现按部门或者个人进行费用统计与核算。在设备管理方面,EFMS的可以快速链接到TopAccess对设备进行设置,而通过设定自动发送设备警示信息给管理员,可以极大地方便IT以及行政管理人员的工作,为MFP设备管理之必备工具。

 

东芝复合机设备管理解决方案

设备管理

1、快速链接至TopAccess,全面的设备设置与管理

2、通过E-Mail自动发送设备状况信息给管理人员

3、可以为设备设定不同的区域、部门以及计费中心,自由切换,按需管理

东芝用户管理解决方案

输出管理

1、自动收集设备信息,按月查询历史数据分机型汇总

2、按照打印、复印、传真、扫描以及不同的色彩模式分类查询

3、按照黑白模式、全彩模式、双色模式分类显示

4、可以统计汇总MFP部门代码所对应的输出量

数据呈现

1、报表以及柱状图形式直观显现每台MFP使用情况

2、按区域、部门以及计费中心汇总多台MFP使用情况

3、可以将数据导出至CSV文件,便于后续处理

成本计算

1、可以为不同的设备设置不同的费率

2、可以按照复印、打印、扫描、传真以及不同的色彩模式设定费率

用户管理解决方案

智桥ID Gate是一款基于IC卡对MFP操作用户进行管理的方案。结合用户的网络域服务器,通过给不同的域用户分配不同的权限,可以开放或者禁止用户使用东芝MFP的复印、打印、扫描、传真等功能。而刷卡式的用户验证方式,也极大的方便了用户的操作,避免的手动输入帐号和密码的繁琐。结合东芝设备管理软件TopAccess,e-Counter Pro, 或智桥Fleet Management System(EFMS), 也可以实现对于部门用户的输出统计与监督。

东芝复合机通过对用户进行刷卡式的管理,能够很好为企业进行成本管理,同时不同的用户在权限上存在一定的差异,通过设备管理可以实现按部门或者个人进行费用统计与核算,能够有效的为企业控制办公成本。

佳能复合机是国际三大品牌之一,在市场中的口碑一直都很好,正是因为如此,佳能在文印解决方案上,一直都做的非常不错,其中特别突出的表现有安全性、总体成本(TCO)、运用管理、网络化、可用性、文件管理、合理配置、环境等等。下面笔者主要为大家分享总体成本方面的解决方案。

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如何管理各部门的合理用量

问题的产生

目前公司的复印、打印、传真总量呈上升趋势, 但无法得知每个部门具体用量多少。为了控制日益增长的办公成本, 公司需要向每个部门的输出量进行收费,那么如何统计各部门用量呢?

作为公司的IT管理部门或者财务部门,试想一下,如果能够轻松的管理多功能数码复合机的用量,将为公司降低多少成本呢?

需要查看每位员工的复印、打印、扫描、传真等作业量?同时为了使纸张和墨粉的库存保持在最佳水平,您是否需要精确地预测这些耗材的用量?

佳能文件流程解决方案
成本控制流程图

问题的改善

iW 记账管理软件,高效成本控制

iW Accounting Manager for MEAP软件安装在支持MEAP功能的佳能iR/iRC主机上,记录所有的复印、打印、扫描、传真作业。

此外,该软件还能记录每名员工的使用量,结合部门ID对印量进行限制的功能,可以让您轻松实现输出成本控制。

纸张用量统计功能

能提供详细的纸张用量报告,包括张数,双面使用次数,纸张统计等等。

自动发送报告

可以把这些详细的数据报告根据事先设定的时间间隔,定时自动发送到指定接收人的e-mail,共享文件及其它终端。

收集详细的作业日志

最多可以收集10000条复印/打印/扫描/传真的工作日志,可以看到所有打印文件的中文文件名和所有发送的传真作业的号码等信息,并且可以按照部门或者个人的分类来查看,使每个作业都有记录可循。

通过web 浏览器查看

让您可以方便的通过Web浏览器查看收集到的精确数据。您可以在任何时候,任何地点及时查看到最新的数据。

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责任编辑:于铁 来源: it168网站原创
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