术业有专攻 从用户体验窥见高速扫描仪市场

商务办公
尽管无纸化办公的概念已经兴起多年,但对于某些特殊行业或者部门,日常办公中的用纸量非但没有减少,反而还有所增加。而随着中国经济的飞速发展以及企业信息化管理的深入,这些行业用户都会面临着大量的纸质文件数字化的问题,在物流、银行以及电信等行业中尤为突出。这些专业用户对扫描速度几近苛刻的要求使得高速文档扫描仪应运而生,它们不仅在处理速度上技高一筹,而且还通过配套软件及其他辅助功能形成更为完善的整体解决方案。与传统的扫描仪市场不断萎缩的情况相对比,高速文档扫描仪近年来较强的发展势头让我们看到了一条靓丽的风

办公外设新闻组 

背景篇:扫描仪市场行业需求凸显

尽管无纸化办公的概念已经兴起多年,但对于某些特殊行业或者部门,日常办公中的用纸量非但没有减少,反而还有所增加。而随着中国经济的飞速发展以及企业信息化管理的深入,这些行业用户都会面临着大量的纸质文件数字化的问题,在物流、银行以及电信等行业中尤为突出。这些专业用户对扫描速度几近苛刻的要求使得高速文档扫描仪应运而生,它们不仅在处理速度上技高一筹,而且还通过配套软件及其他辅助功能形成更为完善的整体解决方案。与传统的扫描仪市场不断萎缩的情况相对比,高速文档扫描仪近年来较强的发展势头让我们看到了一条靓丽的风景线。

术业有专攻从用户体验窥见高速扫描仪市场

HP Scanjet N7710扫描仪

 

业内人士预测,将有越来越多的行业用户有购置高速文档扫描仪的需求。然而,这并不是说高速扫描仪业只能和行业用户挂钩。在一些公司部门的特殊部门,如财务部、人力资源部等等,因为有经常需要将大量的纸质文件数字化,对高速扫描仪也存在大量需求。究竟什么样的用户需要高速扫描仪,高速扫描仪又在哪些方面能够满足用户的需求?本文试图通过讲述北京东方益美广告有限责任公司(下简称东方益美)人力资源部结缘惠普高速文档扫描HP Scanjet N7710(下简称N7710)的故事,试图理顺其中的供需关系。

需求篇:特殊部门的特殊需求

员工培训是每个公司人力资源部门最重要的职责之一,对于东方益美这样的广告公司,因其所属的行业发展紧跟时代潮流,发展变化的速率非常快,员工培训的课程和资料更新频率也需要做出相应的变动,方可帮助员工提高其核心竞争力,从而带来公司效应的增长。

东方益美人力资源部主管岳先生的主要职责是负责员工培训以及信息管理。他介绍说,“我们的培训内容不但涵盖广泛,且变化非常快,市面上很少有现成的培训资料适合我们。于是,我们经常需要自己开发一些课件,也就需要搜集和整理大量业内最新的资料,并把这些资料逐步数字化保存。所以说扫描仪在我的工作中占据着十分重要的角色。”

除了员工培训,岳先生还负责员工信息管理,由此也会产生许多的扫描需求,比如大量的员工档案需要归档整理。总的来说,岳先生的扫描需求主要是扫描用作培训的资料以及员工档案,其中前者需要做文本识别,目的是提取其内容;后者是做照片处理,目的是立此存照,也就是说,扫描的主要对象主要还是普通纸张。

岳先生告诉记者,前不久,公司引进了某500强公司最新开发的一门销售课程,需要从中选取部分的资料充实原有的销售培训体系,其中包括大量的文字和表格。“一方面密密麻麻的文字实在让人头疼,逐字录入得花费大量的时间精力,另一方面,表格设计得十分精巧,图文并茂,很难自己画出来。当时IT部门的同事就建议我找台高速文档扫描仪试试。”于是,岳先生开始了他的高速扫描仪使用生涯,对象是惠普的N7710。

应用篇:“它像一个优秀的裁判员”

说起N7710带来的变化,岳先生如数家珍般地信手拈来。“机器搬来的时候,我特惊奇,高速扫描仪竟然这么小巧?占地面积比A4纸大不了多少,设计得非常精巧,一点都不像我见过的其它扫描仪那样硕大。我平时要处理的东西很多,办公桌也就那么大,所以省空间对我来说也很重要。”当然,若金玉其外,败絮其中,任何事物终将遭致淘汰,N7710给岳先生的工作带来的改变更是效率上的提升。

专业级别的扫描能力——高效便捷 值得信赖

对于所有的大型企业的人力资源部来说,日常的工作总是离不开处理大量的资料、档案以及合同等纸质文件。而把这些资料进行数字化再分门别类地进行保存和管理,是一件工作量巨大的工程。文档扫描设备的处理速度以及配套软件的易用程度,对于他们的工作效率将会有很大的影响。

“飞快的扫描速度,是我使用N7710的最大感受。以前我没有用过专门做文档处理的扫描仪,一般都是用美术编辑处理图片的大型扫描仪或使用多功能一体机,尽管它们的扫描速度也不算慢,但毕竟不是专门用作文档处理的机器,在速度体验上与N7710不可同日而语。实际使用中,N7710的扫描速度非常快,运行起来也相当从容,扫描30页彩色文件,从扫描开始至最后一页处理完成总共不到一分钟,高效的扫描能力令人印象深刻。”

在保证高效处理能力的同时,N7710并没有忽视扫描的效果及后期的处理工作,不仅你所必需的功能它都有所提供,而且一些更为个性化的操作N7710也能为你实现。

“在扫描效果方面,N7710让我几乎没有可挑剔的地方,不仅扫描的文稿和原件几乎没有差别,而且原件上一些较为模糊的印章也能很好的‘保留’下来。”另外,很值得称道的一点在于,作为专用的文档处理工具,N7710还集成了非常好用的文字识别(OCR)软件。在扫描完文件之后,可以选择以何种形式存盘,比如PDF或者Word,操作起来相当方便。其次,N7710对文字的识别率很不错,不论中文西文、还是图表,它都准确识别。

傻瓜级别的便捷操作——扫随心动 轻松上手

相对于公司技术人员对IT产品的了解以及熟悉程度而言,身为公司人力资源部门的员工,岳先生自然也更为关注扫描仪的易用性、可管理性和可靠性。

“N7710的整个使用过程十分便捷,安装很方便,扫描菜单也很易用,可以‘望文生义’,操作基本上属于‘傻瓜级别’,我几乎没有看手册,就可以上手操作了。”除了对N7710的操作感到满意以外,N7710在实际使用中的表现也让岳先生赞不绝口。“有一点让我印象非常深刻,那就是N7710的自动双面扫描能力和超声波多页进纸检测系统,它们确实大大提高了扫描效率。”

之所以对N7710这两项功能大加赞赏,源于岳先生当年协助其所属的集团的人力资源部进行员工档案数字化处理的经历。往事不堪回首,岳先生至今仍心有余悸,“面对三个文件柜,近千套的员工资料,我几乎每天都在文件的海洋之中穿梭。”

东方益美所属的集团是一家大型企业,其员工数量多达800余人,各种档案、合同等信息更是不计其数,其工作量之大可想而知。“文件数量多还不是最痛苦的,更头疼的是很多资料的原件都是双面的,这不仅意味着需要近两倍的工作量,而且还需要花费不少后期的文档整理时间。另外,扫描时的漏页问题也十分令人烦恼,其实那么多不同纸质的文件连续扫描难免出现一两次漏扫的情况,如果能够及时发现进行纠正,并不会增加太多的工作量。但实际上真正发现问题都是在最后的核对过程中,一旦发现有漏扫的情况,返工肯定是不可避免的,而要在数千份文件中找到有漏页的原件则更加令人绝望,我曾经就在查找一份原件的过程中耗了至少大半个下午。”

“使用惠普公司的N7710后,这种漏扫的情况就再也没有出现过。进行多页文档扫描时再也不用担心会有页面被漏扫,一旦遇到了类似的送纸故障,N7710的检测系统将停止扫描仪工作并提示用户重放文件恢复扫描,保证了扫描文件的完整性,而且N7710还支持自动双面扫描,使我从繁琐的工作中真正解脱出来,可以安心去做其它的核心业务。”

采访的最后,岳先生告诉记者,“总的来说,我很满意,这台扫描仪完全能满足我日常的文档扫描需求,特别是处理大宗文件时显得更为游刃有余。在现有的功能下,N7710做得确实不错,它易用、稳定、环保。比如说稳定,其实有一阵子我忘记关机,连续用了好几天,但使用起来居然一点问题都没有,真令人放心。至于环保,则是因为这台机器运行时没有什么噪音,也基本没有怎么发热。N7710在使用过程中几乎没有什么让我需要操心的地方,我可以拿出更多的精力专注于工作之中。如同足球场上的裁判一样,优秀的裁判员在整场比赛中会尽可能地保持比赛的节奏和连续性,同时也尽可能让球员和观众忽视他的存在。我想,N7710给我的使用感受与此确有些异曲同工之妙。”

看来,N7710已经深深地打动了岳先生,成功地将他圈进自己的粉丝群。整个交流的过程,岳先生所讲述的事例以及他的用词用情,给记者留下了深刻的印象,可以判断,高速扫描仪不愧是高效的代名词,它们以实际的表现带给用户的是效率的提升,以及愉悦的办公心情。

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责任编辑:迎迎 来源: 天极网
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