为何财务透明对IT管理者如此重要?

企业动态
通过有效的IT服务成本管理,财务透明能帮助IT管理者解决目前面临的几个重要问题。其中一个关键的问题是,企业的业务部门在不断追求更好的业绩。他们需要能够衡量其所提供的服务的价值。如果IT不能提供支持每项业务服务所的成本信息,那么业务部门将很难准确衡量业务服务的价值。

对于个人而言,你花费在IT服务上的费用是多少?举例来说,如果使用有线电视服务,你很清楚可以按照不同的产品套餐订购服务。如果要订购基本服务以外的服务,你就需要支付额外费用。每月的帐单将包括订购的服务套餐和其他额外服务(如一场特别的体育赛事或按次付费的电影)。但如果服务提供商仅在账单上标一个总价,而没有详细列出每项服务的成本,你就不会知道具体哪些服务收取了多少费用,这样你很可能会质疑收费的合理性。

同样地,对于企业而言,业务部门也想了解他们在为哪些IT服务付费以及每项服务的具体成本。例如,销售主管不希望季度费用仅注明“IT服务:800万美元”。他们想知道的是,他们为智能手机、台式机、笔记本电脑以及为支持这些设备各支付了多少钱。他们还想知道由IT提供的销售自动化应用程序和其它服务的运行、维护成本。财务透明意味着企业的IT管理者了解IT为业务提供的每项服务的具体成本,并能够用通俗易懂的语言解释出来。许多IT机构都无法提供这种程度的财务透明,但财务透明却有着***的重要性。

财务透明可解决的主要IT问题

通过有效的IT服务成本管理,财务透明能帮助IT管理者解决目前面临的几个重要问题。其中一个关键的问题是,企业的业务部门在不断追求更好的业绩。他们需要能够衡量其所提供的服务的价值。如果IT不能提供支持每项业务服务所的成本信息,那么业务部门将很难准确衡量业务服务的价值。因此,企业需要获得每项IT服务的成本细目,并且这些成本细目是用通俗易懂的语言而非技术术语表述的。同样,消费者希望得到其订购的有线电视服务的细目(例如,基本服务以外的服务和按次收费的电影片名),而不是一个由网络、服务人员、电路、路由器和其他基础部件等费用构成的复杂的列表。

企业还希望这些服务的收费公平合理,并只为使用的服务付费。并且,企业希望进一步了解IT服务与其它替代服务(如外包服务)的成本比较。这就如同消费者想比较有线电视服务的体育节目套餐与卫星电视服务同类套餐二者的成本。此外,几乎每个企业都会要求其IT部门降低成本。但是,如果不了解支持各项业务服务所需的成本,那么IT部门如何在不影响业务的同时降低IT服务的成本?与此相关的是,IT部门一般都希望从各项资源中(包括人力资源)获得***价值。因此,IT管理者必须能够预测如何长期利用这些资源及其相应的成本。

***,IT管理者如何决定把哪些服务迁移至云端、哪些服务进行外包?如果不知道其所提供的服务的成本,那么必然无法做出选择。但若是IT管理者能通过服务成本管理实现财务透明,则可成功解决上述这些问题。

实现财务透明的五个步骤

很少有IT部门具备能够实现财务透明的服务成本管理能力,而这种能力正是企业和良好的管理所需要的。实际上,许多IT部门借助电子表格管理并跟踪服务成本。然而,当涉及多种服务时,电子表格就变得繁琐、昂贵且耗时。以下五个步骤可帮助IT部门显著简化流程并实现财务透明。

***步,创建一个清晰明确的服务组合
首先建立一个服务组合,涵盖企业所提供的业务服务和技术服务。业务服务应从消费者的角度进行描述,并使用易于消费者理解的术语,例如电子邮件、订单输入程序或销售自动化。这些描述也应反映出IT管理者希望IT人员如何描述其为业务提供的服务。对于有线电视服务供应商来说,服务组合可能包括基本服务(如体育频道、儿童频道或电影频道的服务套餐),还可能包括按次付费的服务。此外,也可能包括高速互联网和电话服务。

正是IT服务推动了业务服务发挥作用。这些IT服务包括内在的技术,以及为提供业务服务而创建、管理并运行的技术服务。因此,在清单中详细列明全部的IT服务是十分必要的。

第二步,计算成本模型
如果不了解IT为业务提供的每项服务的成本,那么IT管理者将不知道该如何收费。因此有必要为IT服务组合中的每项服务创建一个成本模型。此成本模型包括该服务涉及的所有因素的成本。对于有线电视服务供应商来说,其成本模型包括与网络、电路、路由器、网络运营中心的人员及网络管理工具相关的成本。

第三步,识别消费因素
明确企业实际是如何消费IT所提供的服务的。举例来说,如果IT部门为公司每位员工分配一台电脑,并为这些电脑提供支持服务,则这项服务是被分配出的每台电脑共同消费。如果IT运行并支持一项销售自动化程序,则此项服务是由实际使用该应用程序的每个员工共同消费。让我们再回到有线电视的例子,人们消费的有线电视服务包括订购的基本服务、特殊服务套餐以及按次付费的服务。

第四步,收集和整理数据
现在请开始跟踪企业实际使用了多少IT服务、提供每项IT服务需多长时间以及提供每项IT服务的成本是多少。收集和整理与IT所提供的服务、成本、成本模型以及消费因素相关的数据。跟踪成本及使用能帮助企业建立结算清单或用户帐单,用于提供信息或为收费提供依据。结算清单可按业务部门进行汇编,便于管理层迅速了解特定时期内IT为某一业务部门提供的全部服务,包括各业务部门消费的IT服务及其成本。该结算清单类似于有线电视服务商的月度结算单,包括客户订购的基本服务、特殊服务套餐、按次付费的服务及其它服务。

第五步,与行业基准相比较
***一步是分析数据并将其与行业基准相比较。例如,把企业的IT服务水平和成本与其他规模相当的同类公司进行比较。企业IT部门提供服务X所需的成本与市场中同样服务所需成本相比有何不同?通过这一分析,IT管理者将能说明IT服务为业务带来的价值。如果发现企业IT部门的服务水平低于同行业,则表明需要采取行动来改进IT服务。如果企业IT部门提供的某项服务成本与大多数同行相比都要高,则有必要进行成本分析并找出原因。

使用正确的工具,以便获得所需的结果
实施一个财务透明度项目并非必需从头开始。 借助IT服务成本管理方案,IT管理者可以清晰地了解提供IT服务所需的资源及相关成本。这些解决方案可使服务成本和成本驱动因素模型化,帮助IT管理者收集成本和消费数据,并基于行业基准比较成本。(寻找能与BMC的BSM方案相整合的解决方案,从而可以利用已有信息与其它BMC解决方案相结合,支持并自动化服务成本核算。BSM是运行IT的全面而统一的平台。)

如今,企业或业务部门若想拥有差异化竞争优势,则离不开IT服务的支持。但如果IT不能提供清晰准确的成本数据从而为企业收费提供支持,客户一定会质疑这些收费的合理性。为保持并不断提升竞争优势,IT管理者需要明确怎样利用IT服务支持业务及产生的相关成本。正确的IT服务管理方案能显著降低建模成本和分析服务的成本。这些解决方案能使IT迅速获得对于关键成本驱动因素的洞察力,与行业中的企业合作并按照投资的优先次序进行融资,同时,更快地做出基于事实的决策,从而在降低IT成本的同时促进业务发展。借助IT服务管理方案,企业获得了更高水平的洞察力和其它业务效益,从而更好地证明投资于这些方案是明智的选择。

按照以上介绍的五个步骤来帮助IT部门实现财务透明。实现财务透明后,IT管理者将能基于真实数据进行决策,并把有限的资源投入到对业务成功影响***的领域中。更重要的是,企业将能了解到每一项IT服务的价值所在,因而不再怀疑到底把钱花费在何处。

作者简介
Steve O’Connor现任BMC软件公司IT业务管理部总经理,负责带领成员开发解决方案,为IT资源、活动、财务和监管合规提供更高的透明度。加入BMC之前,Steve O’Connor作为ITM软件公司创始人,负责产品管理、产品开发、市场营销、专业服务和支持。他还曾担任Silicon Graphics有限公司 (SGI)***信息官兼信息服务副总裁,并在Sun Microsystems和Cullinet软件公司担任不同的IT领导职位。在他的IT职业生涯中,Steve O’Connor曾管理各种重要的IT领域,包括应用开发、应用支持、桌面计算、数据中心、网络和电信业务等。Steve O’Connor毕业于波士顿大学管理学院,并获得计算机科学学士学位。此外,他还持有萨福克大学法学院法学博士学位。

责任编辑:马沛 来源: 51CTO.com
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