如何能更好的管理打印机

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平日里公司打印机的次数使用并不是很多,但是一到月底结算的墨水和纸张开资却都很多,这让管理打印机的笔者可没少,因此而被扣钱。于是经过摸索,终于研究出两种管理方案,希望以下的方法能够对大家有所帮助。

一、利用浏览器来管理打印机

如果你是一个对电脑不太精明的会计,那么这种利用浏览器来管理打印机的方案,就很适合你进行使用。一般来说打印服务器都是Windows 2000/XP的操作系统。如果你还停留在Windows 98的时代,这里请你将其赶快升级,以避免别有用心的人,利用其低版本漏洞恶意操作。除此之外,打印服务器还需要安装IIS服务,其安装方法很简单,我们只要打开“控制面板”对话框,双击里面“添加/删除程序”标签,在弹出的“添加/删除程序”对话框内,单击左侧“添加Windows组件”按钮,就可在所出现的安装向导里,选择“Internet信息服务(IIS)”对其进行安装了(如图1)。然后我们在安装向导里,一路单击“Next”按钮,直到将其安装完成即可。

小提示:IIS(Internet Information Server,互联网信息服务)是一种Web(网页)服务组件,其中包括Web服务器、FTP服务器、NNTP服务器和SMTP服务器,分别用于网页浏览、文件传输、新闻服务和邮件发送等方面,有了它就能使得你在网络(包括互联网和局域网)上发布信息,就成了一件很容易的事。

接下来要想对打印机进行配置,我们只要打开“控制面板”对话框,进入到打印机页面后,右击里面已经安装完毕的打印机,选择“共享”选项,然后从中选择“共享这台打印机”选项,并且设置其“共享名”,单击“确定”按钮使其设置生效便可。当然这里不排除你跟笔者,都是使用Windows Xp系统的用户,所以在使用简单共享的功能后,你所设置的共享是无法直接将打印机共享给其他用户浏览。因此这里需要大家任意文件夹内,单击上方“工具”菜单里的“文件夹选项”标签,在弹出的“文件夹选项”对话框内(如图2)。切入至上方“查看”标签,将下方“使用简单共项”的勾取消后,即可使其打印机能够直接共享给其他用户进行浏览操作。

操作完毕后,进入到“打印服务器”面板,然后依次打开“管理工具→Internet信息服务”选项,在弹出的“Internet信息服务”对话框内,右击“默认网站”选项,就会打开其“属性”对话框。从中在“网站标识”标签中设置好访问的IP地址及端口后,在到“主目录”内将“本地路径”设置为“C:\Windows\Web\printers”路径。然后切至“文档”标签,将ipp_0001。asp添加到默认文档内。然后此时的你,就可以打开IE浏览器,输入Http://打印机服务的IP,回车后即可打开其打印服务器的“登录”界面。而后单击要进行管理的打印机进入其相关界面,在点击“文档列表”选项,此时不仅可以看到打印文件列表,而且连其用户名、打印的页数,以及提交时间也会显示的一清二楚。如果你要想对打印机进行管理,请根据自己的情况,在打印机操作内,单击暂停、继续、取消命令即可。#p#

二、利用printUsage可以让你更完善的管理好打印机

由于以上的方法,只能让你对当时的打印情况做一下了解,并不是说很长一段时间内的打印情况,你都能做一下统计。所以为了更加完善的管理好打印机,不妨这里使用一下printUsage打印管理软件,来帮你管理好你的打印机。

小提示:PrintUsage是集打印成本控制和打印信息,安全保障于一体的web化全方位打印的管理软件。通过对打印行为进行监视和控制相结合的方式,完整且真实的记录打印信息,并提供丰富的Web日志和报表,让管理者对打印资源进行有效察看和管控,并结合用户打印配额管理,达到降低打印成本的效果;独特的打印内容监控和审核功能,更是杜绝打印泄密的有效保障。

在安装PrintUsage软件时,需要大家注意的是在选择和设置数据库时,如果你是企业用户,请选择Access数据库,对于认证方式可按用户和计算机两种方式进行认证便可。倘若你的公司局域网为域,那么你可以选择用户认证的方式,反之局域网模式就可以选择“计算机认证”。接下来你可以利用其软件,对工作组进行监视,在默认情况下,该软件指定的是本机工作组,如果此时你想监视其他工作组,可以选择“来自指定的工作组/域”选项,然后从中找到并且选择想要监视的工作组即可。

操作完毕后,开始设置监控模式,总共有不控制、简单控制和高级控制三种模式提供选择,如果你想让其软件作用发挥到最大,这里可以选择“高级控制”选项,然后在所显示的其模式内,设置每张纸的成本、分配给每个用户的配额及配额周期后。选择要监控打印机和进行WEB管理员账号、密码等信息,其他值可按照默认值设置即可。

当以上安装设置完毕后,下面我们就对其服务器进行配置,这里双击你所建立的“PrintUsage web管理站点”图标,进入到“打印机管理登录”页面,然后输入安装PrintUsage软件过程中,你所建立的账号、密码后,单击“登录”按钮,这样我们就可以对其打印机进行统计配置了。首先在其界面内,点击左侧“服务器组”内的“所有打印机”选项,此时编辑区就会显示出,当前所监视的打印机。从中我们只要任意单击其中一个被监视的打印机,就可进入到打印机的属性界面,观看打印机的任务数,以及花费的钱。如果觉得没什么问题,请单击“更新”按钮使其设置生效。

接着切入至上方“用户”标签,将里面“继承服务器设置”选项取消,然后就可对用户管理打印机进行安全设置了。比如你想禁止用户使用其打印机,就可以选中“所有人员将被授权使用”选项,并且在右侧选中允许使用的用户选项后,单击“添加”按钮将其载入到左侧便可。其他选项标签,比如监控时间、文件类型,以及计费选项卡的配置,与以上配置基本相似,这里就不多加以叙述了。

对于用户的配置,其实操作方法和以上配置打印机差不多,只要左侧单击“用户组”下的所有用户选项,就可在其右侧选择你要进行配置的计算机,就可进入到“用户属性”对话框,我们从中可以清楚发现,里面包含一般信息、打印机、监控时间、文件类型,以及用户配额等功能选项卡,如果此时你想用户使用哪些打印机,只要切入至打印机配置里的用户选项卡,就可对其用户想使用的打印机进行设置。

为了更清楚的了解打印情况,我们单击左侧“报表”选项,这样其右侧就会提供出关于打印的五大类报表,从中单击想知道的类型项,就可非常直观的观看报表图形显示。另外日志功能可以了解打印机的工作状态,我们只要在左侧单击“日志”标签内的“打印日志”,就可以观看到打印所有记录。

以上两种管理打印机的妙招,大家可以根据自己的实际情况,选择里面其一种即可,后者复杂的未必适合新手,而前者打印机统计又不够详细,所以还请根据自己需要进行选择操作。

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责任编辑:许凤丽 来源: IT168
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